Regulamin warunków współpracy przy Social Media
Obowiązuje od 01-02-2026
I. Definicje pojęć
1. Zamawiający - firma zlecająca Wykonawcy prowadzenie działań z zakresu Social Media.
2. Wykonawca - firma Panisylwia.pl NIP 9820267014, z siedzibą w Łodzi, przy ul. Gdańskiej 54 zwana także jako Wykonawca lub MIMO.PL
3. Pakiety usług - w zależności od Umowy: PODSTAWOWY, PREMIUM, STANDARD, GOLD, MINI oraz pakiety START (Facebook/Instagram) i pakiet indywidualny.
4. Facebook Ads / Instagram Ads - płatne kampanie reklamowe promujące profile lub strony WWW obowiązują w przypadku zawarcia na nie osobnego zamówienia.
5. Umowa ratalna (Kontrakt płatny w systemie ratalnym) - model rozliczenia, w którym całkowita wartość zamówionych usług (wynikająca z całego okresu trwania Umowy) zostaje podzielona na miesięczne raty, pierwsza rata powiększona jest o wartość usług dodatkowych, a pozostałę raty są w równych miesięcznych kwotach netto + VAT. Płatność raty jest formą spłaty części całkowitego wynagrodzenia oraz opłatą za rezerwację gotowości zespołu Wykonawcy, a nie wynagrodzeniem za jednostkowe czynności w danym miesiącu.
6. Plan postów - lista autorskich postów (grafika + treść) z możliwością ich publikacji.
7. Strategia Komunikacji - autorskie opracowanie kierunków działań, tworzone na początku współpracy.
8. Wdrożenie Wykonawcy przez Zamawiającego:
przed startem realizacji kontraktu, Zamawiający wykona Wdrożenie Wykonawcy.
II. Obowiązki stron i procedura realizacji
1. Wykonawca zobowiązuje się do:
analizy potrzeb,
przygotowania strategii komunikacji oraz planu postów (projekty grafik i artykuły) oraz ilości publikacji zgodnie z wybranym pakietem obsługi w określonych partiach terminów publikacji.
2. Zamawiający zobowiązuje się do:
dostarczenia informacji i materiałów graficznych do 20-go dnia miesiąca poprzedzającego publikację. Brak dostarczenia materiałów w terminie oznacza akceptację przez Zamawiającego faktu, że:
- Wykonawca może nie zrealizować działań z uwzględnieniem materiałów przysłąnych po terminie
- Wykonawca może wykonać posty zawierające materiały własne lub materiały reklamowe na licencji przy zachowaniu prawa do pełnego wynagrodzenia opłaty każdej z poszczególnych rat kontaktu.
3. Procedura poprawek:
Wykonawca przedstawia plan działań mailowo lub telefonicznie. Zamawiający ma prawo do jednorazowego zgłoszenia poprawek w formie pisemnej (e-mail). Brak uwag w ciągu 3 dni oznacza akceptację i prawo Wykonawcy do publikacji form stworzonych według własnego uznania.
4. Konkursy:
Fundatorem nagród w konkursach jest zawsze Zamawiający. On też określa pulę nagród i liczbę zwycięzców. Organizacja konkursu jest usługą odrębną.
5. Publikacja Rolek
Realizacja tzw ROLEK w kanałach społęcznościowych: jest to zawsze osobne zlecenie wyceniane w zależności od ustaleń co do ilości rolek oraz ich zawartości.
6. Obowiązki Zamawiającego w ramach Wdrożenia Wykonawcy:
a). Przed rozpoczęciem realizacji kontraktu Zamawiający zobowiązuje się do przeprowadzenia pełnego wdrożenia Wykonawcy, co obejmuje w szczególności przekazanie w formie pisemnej (e-mail):
- wszelkich informacji o firmie, jej atutach, mocnych stronach i unikalnych wyróżnikach rynkowych;
- pełnej oferty produktowej lub usługowej, która ma być przedmiotem promocji;
- aktualnych informacji o nowościach, planowanych promocjach i wydarzeniach;
- danych kontaktowych (numery telefonów, adresy e-mail) przeznaczonych do publikacji w postach;
- identyfikacji wizualnej (logo, księga znaku, hasło reklamowe) oraz materiałów graficznych i zdjęciowych firmy;
- wszelkich innych informacji mających znaczenie dla prawidłowej realizacji Kontraktu.
c). Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że Wykonawca nie jest zobowiązany do uwzględniania w projektach, grafikach oraz treściach jakichkolwiek informacji, faktów, atutów czy wytycznych, które nie zostały wyraźnie przekazane w procesie Wdrożenia. Żądania realizacji prac wykraczających poza zakres informacji przekazanych podczas Wdrożenia będą traktowane jako zlecenia dodatkowe, płatne poza ustalonym systemem ratalnym
III. Rezerwacja zespołu i zakończenie współpracy
1. Z chwilą zawarcia umowy Wykonawca przydziela zespół i tworzy Strategię. Ze względu na natychmiastowe przystąpienie do prac i rezerwację zasobów, a także indywidualny zakres prac nad każdym projektem przez Wykonawcę, Zamawiający nie posiada prawa do bezkosztowego odstąpienia od umowy.
2. Zamawiający może zakończyć umowę w dowolnej chwili, jednak ponosi pełne koszty jej realizacji za okres wypowiedzenia/trwania umowy ze względu na dokonaną rezerwację zespołu.
3. W przypadku zerwania umowy przez Zamawiającego, anulowane zostają wszelkie udzielone rabaty, a usługa jest rozliczana według pełnych stawek netto.
4. Strategia komunikacji jest płatna w systemie ratalnym w kolejnych miesiącach umowy. Przy wcześniejszym rozwiązaniu umowy, pozostała część kwoty za Strategię staje się natychmiast wymagalna.
IV. Blokada dostępów i realizacja zastępcza
1. Jeśli Zamawiający zmieni dostęp do administrowania kanałem lub nie udzieli go Wykonawcy, Wykonawca realizuje umowę poprzez przygotowanie projektów postów i treści oraz zawiadomienie Zamawiającego drogą e-mail o gotowości do ich przekazania.
2. Warunek wydania dzieła: Przekazanie plików (projektów graficznych i treści) następuje niezwłocznie po odnotowaniu pełnej wpłaty raty za dany okres rozliczeniowy. Brak zapłaty oznacza, że Wykonawca pozostaje w gotowości do świadczenia usług, a wynagrodzenie pozostaje należne w pełnej wysokości.
3. Zawiadomienie o gotowości do przekazania materiałów, o którym mowa w ust. 1, uznaje się za pełne i skuteczne wykonanie usługi przez Wykonawcę, uprawniające go do wystawienia faktury/żądania zapłaty.
V. Wynagrodzenie i płatności
1. Wynagrodzenie za pakiet obsługowy kampanii strategii social media oraz budżet Facebook Ads to dwie osobne pozycje płatnicze i osobne usługi.
2. Kampanie Ads są realizowane pod warunkiem terminowej zapłaty faktur ratalnych.
3. Wynagrodzenie miesięczne określone w Umowie stanowi cząstkową ratę za całkowitą wartość przedmiotu zamówienia rozłożoną na czas trwania Umowy na ustaloną ilość miesięcznych rat.
4. Całkowita wartość przedmiotu Umowy (łączna wartość usług świadczonych w całym okresie obowiązywania Umowy, w tym przygotowanie Strategii Komunikacji, rezerwacja zespołu oraz realizacja planów postów) wynosi jak wskazano w Zamówieniu/Umowie lub załącznikach, powiększoną o podatek VAT.
5. Strony zgodnie ustalają, że dla wygody Zamawiającego, płatność za całkowitą wartość Umowy opisaną w ust. 4 zostaje rozłożona na ilość równych rat płatnych miesięcznie.
6. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że miesięczna faktura nie jest opłatą za bieżące działania w danym miesiącu, lecz ratą za realizację całościowego kontraktu oraz gotowość operacyjną Wykonawcy w całym okresie trwania Umowy.
7. Faktury wystawiane są w postaci proformy na początku bieżącego miesiąca. Termin płatności wynosi 7 dni od wystawienia faktury. Do opłaconej faktury proforma wystawiana jest faktura VAT do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę.
8. W razie zwłoki w zapłacie Wykonawca nalicza odsetki ustawowe.
9. W przypadku gdy Zamawiający nie przestrzega warunków umowy lub Regulaminu, a korzysta z oferty promocyjnej na ściśle określonych warunkach, Wykonawca ma prawo do anulacji udzielonych rabatów w ofercie promocyjnej i naliczenia za usługi standardowej ceny czyli z pominięciem rabatów.
VI. Odpowiedzialność i jakość świadczonych usług
1. Zgodność ze strategią komunikacji i Planem Postów: Za błąd lub nienależyte wykonanie usługi przez Wykonawcę nie uważa się publikacji materiałów, które są zgodne z uprzednio zaakceptowanym (wyraźnie lub milcząco) Planem Postów. Akceptacja Planu Postów przez Zamawiającego jest ostatecznym potwierdzeniem, że przygotowane treści i grafiki spełniają jego oczekiwania estetyczne i merytoryczne.
2. Związek z płatnością ratalną: Każda miesięczna płatność ratalna stanowi wynagrodzenie za gotowość zespołu oraz realizację etapowych działań wynikających ze Strategii Komunikacji. Opłacenie raty za dany miesiąc lub brak zgłoszenia zastrzeżeń do Planu Postów w terminie 3 dni od jego otrzymania, uznaje się za bezwarunkowe potwierdzenie prawidłowości wykonanych prac w tym okresie.
3. Subiektywna ocena: Subiektywna zmiana koncepcji marketingowej przez Zamawiającego lub zmiana jego preferencji estetycznych po fakcie publikacji materiałów zgodnych z planem, nie stanowi podstawy do reklamacji, żądania zwrotu wynagrodzenia ani wstrzymania płatności kolejnych rat wynikających z całkowitej wartości Umowy.
VII. Rozwiązanie umowy z winy Zamawiającego
1. Zwłoka w płatności powyżej 30 dni lub odebranie uprawnień administratora uprawnia Wykonawcę do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym z winy Zamawiającego i żądania zapłaty w wysokości sumy wszystkich rat wynikających z umowy.
2. Wydanie materiałów: Przygotowane w ramach umowy materiały autorskie pozostają w dyspozycji Wykonawcy do czasu uregulowania wszystkich należnych rat wynikających z całkowitej wartości Umowy. Wykonawca nie ma obowiązku wydania plików ani przeniesienia praw autorskich przed otrzymaniem 100% płatności za cały kontrakt.
3. W przypadku rozwiązania Umowy przez Zamawiającego przed upływem okresu, na jaki została zawarta, z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy, wszystkie pozostałe do końca Umowy raty stają się natychmiast wymagalne, a Wykonawca wystawi fakturę rozliczającą całkowitą wartość Umowy w terminie 7 dni od daty otrzymania wypowiedzenia. Prawa autorskie do przekazanego dzieła, zostaną wydane Zamawiającemu po otrzymaniu zapłaty za dzieło.
VIII. Prawa autorskie i zakaz modyfikacji
1. Przeniesienie autorskich praw majątkowych następuje z chwilą pełnej zapłaty wynagrodzenia i dotyczy materiałów w ich finalnej postaci.
2. Zakaz modyfikacji: Zamawiający nie ma prawa modyfikować wykonanego dzieła (post = nierozerwalna grafika + treść). Edycja dzieła bez zgody autora jest naruszeniem autorskich praw osobistych.
3. Wykonawca nie wyraża zgody na używanie swoich dzieł w zmienionej formie. Przekazanie praw dotyczy wyłącznie oryginałów opracowanych przez Wykonawcę.
4. Publikacje dotyczące metodologii wykonania umowy przez Wykonawcę są zabronione bez jego pisemnej zgody.
IX. Okres obowiązywania i wypowiedzenie Umowy
1. Terminy wypowiedzenia: Pisemna rezygnacja z usług musi zostać złożona do 15-go dnia miesiąca kalendarzowego, ze skutkiem rozwiązującym na koniec miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie. Przykładowo: rezygnacja złożona 5 kwietnia skutkuje rozwiązaniem umowy z dniem 31 maja.
2. Ochrona płatności ratalnych: Strony zgodnie potwierdzają, że miesięczne wynagrodzenie abonamentowe jest formą spłaty ratalnej za całość świadczeń Wykonawcy (w tym za przygotowanie Strategii Komunikacji oraz rezerwację zasobów zespołu na cały okres trwania umowy). W przypadku złożenia przez Zamawiającego rezygnacji z przyczyn nieleżących po stronie Wykonawcy (brak winy Wykonawcy), Zamawiający jest zobowiązany do uregulowania pełnej kwoty wynagrodzenia przewidzianego za cały pierwotny okres obowiązywania Umowy, jako odszkodowania za utraconą gotowość operacyjną Wykonawcy.
3. Wymagalność natychmiastowa: Z chwilą złożenia wypowiedzenia bez winy Wykonawcy, wszystkie pozostałe do końca umowy raty wynagrodzenia oraz ewentualnie udzielone rabaty stają się natychmiast wymagalne, a Wykonawca wystawi fakturę rozliczającą całość zobowiązania, przesyłając jednocześnie Zamawiającemu przygotowane materiały drogą e-mail (zgodnie z punktem IV ust. 2).
4. Właściwość sądu: Wszelkie spory wynikłe z interpretacji niniejszej Umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Wykonawcy w Łodzi.
5. Wykonawca pełni rolę podmiotu technicznego w zakresie RODO i nie ponosi odpowiedzialności za brak klauzul informacyjnych Administratora (Zamawiającego).